Politica de confidențialitate

Imago Moments — Versiunea 1.0

Capitolul I: Introducere

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care IMAGO CLUB S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal colectate prin intermediul platformei Imago Moments, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”), legislația română aplicabilă și celelalte acte normative incidente.

Imago Moments este o platformă digitală destinată organizării, administrării, stocării, procesării și distribuirii conținutului digital aferent evenimentelor private și profesionale, inclusiv, dar fără a se limita la, nunți, botezuri, aniversări, petreceri private, evenimente corporative și alte evenimente similare.

Prezenta Politică se aplică tuturor persoanelor care utilizează platforma, interacționează cu serviciile oferite sau ale căror date sunt prelucrate în legătură cu funcționarea acesteia.

Capitolul II: Identitatea operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este IMAGO CLUB S.R.L., societate constituită și funcționând în conformitate cu legislația română.

Datele complete de identificare, inclusiv sediul social, codul unic de înregistrare, datele de contact și modalitățile de exercitare a drepturilor persoanelor vizate sunt puse la dispoziție permanent în cadrul platformei și constituie parte integrantă a prezentei politici:

• Societatea: Imago Club SRL
• CUI: 17715050
• Registrul Comerțului: J12/2348/2005 (Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Cluj)
• Sediul social: Str. Patriciu Barbu, Nr. 37, 400057 Cluj-Napoca, jud. Cluj, România
• Confidențialitate și drepturile persoanei vizate: privacy@imagomoments.ro

Capitolul III: Definiții

În sensul prezentei Politici:

• „Platforma” reprezintă aplicația software Imago Moments, site-ul web, aplicațiile asociate și toate serviciile furnizate prin intermediul acestora.
• „Utilizator” reprezintă orice persoană care accesează, utilizează sau interacționează cu platforma.
• „Organizator” reprezintă persoana care creează, administrează sau gestionează un eveniment prin intermediul platformei.
• „Fotograf” reprezintă persoana fizică sau juridică ce utilizează platforma pentru administrarea și distribuirea fotografiilor realizate în cadrul unui eveniment.
• „Persoană vizată” reprezintă orice persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei date sunt prelucrate.
• „Date biometrice” au înțelesul prevăzut de art. 4 pct. 14 din GDPR și reprezintă date cu caracter personal rezultate în urma unei prelucrări tehnice specifice privind caracteristicile fizice, fiziologice sau comportamentale ale unei persoane fizice, care permit sau confirmă identificarea unică a acesteia.

Capitolul IV: Categorii de persoane vizate

Platforma poate prelucra date aparținând următoarelor categorii de persoane:

• organizatori de evenimente;
• fotografi profesioniști;
• participanți la evenimente;
• invitați;
• persoane cărora li se acordă acces la conținutul unui eveniment;
• persoane surprinse în fotografii;
• reprezentanți legali ai minorilor;
• utilizatori ai serviciilor digitale oferite de platformă;
• persoane care contactează operatorul.

Capitolul V: Categorii de date prelucrate

În funcție de funcționalitățile utilizate și de serviciile contractate, operatorul poate prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• informații privind contul de utilizator;
• date privind autentificarea și utilizarea platformei;
• adrese IP;
• date privind dispozitivele utilizate;
• loguri tehnice;
• imagini fotografice;
• selfie-uri încărcate voluntar de utilizatori;
• date privind evenimentele create și administrate;
• date privind comenzile și serviciile contractate;
• informații privind plățile și facturarea;
• orice alte informații furnizate voluntar de utilizatori.

Capitolul VI: Scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

• crearea și administrarea conturilor;
• furnizarea serviciilor contractate;
• organizarea și gestionarea evenimentelor;
• încărcarea, stocarea și distribuirea fotografiilor;
• generarea și administrarea albumelor digitale;
• identificarea fotografiilor în care apare o anumită persoană;
• furnizarea funcționalităților bazate pe inteligență artificială;
• procesarea comenzilor și efectuarea plăților;
• asigurarea securității platformei;
• prevenirea fraudelor și abuzurilor;
• respectarea obligațiilor legale;
• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale operatorului.

Capitolul VII: Date biometrice și identificare facială

Platforma pune la dispoziția utilizatorilor o funcționalitate opțională care permite identificarea fotografiilor în care aceștia apar.

Pentru utilizarea acestei funcționalități, utilizatorul poate încărca în mod voluntar o fotografie de tip selfie.

În vederea furnizării serviciului solicitat, platforma utilizează tehnologii de analiză facială și comparare a caracteristicilor faciale prin intermediul unor servicii tehnologice specializate.

În cadrul acestui proces pot fi generate și utilizate date biometrice care permit identificarea fotografiilor relevante pentru utilizator.

Datele biometrice sunt utilizate exclusiv pentru furnizarea funcționalității solicitate și nu sunt utilizate pentru profilare comercială, marketing comportamental, luarea unor decizii automate cu efect juridic asupra persoanei vizate sau pentru alte scopuri incompatibile.

Prelucrarea datelor biometrice se realizează exclusiv în baza consimțământului explicit exprimat de persoana vizată. Consimțământul poate fi retras în orice moment.

Datele biometrice generate în cadrul procesului de identificare facială sunt șterse automat în termen de cel mult 30 de zile de la data ultimei procesări faciale. În cazul în care fotografiile unui eveniment sunt reprocesate, termenul de 30 de zile se recalculează de la data ultimei procesări.

Capitolul VIII: Utilizarea tehnologiilor de inteligență artificială

Platforma poate utiliza tehnologii de inteligență artificială pentru furnizarea unor funcționalități destinate organizării și administrării conținutului digital.

Aceste funcționalități pot presupune analiza imaginilor încărcate în platformă în vederea furnizării serviciilor solicitate de utilizatori.

Operatorul nu utilizează imaginile și datele utilizatorilor pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.

Capitolul IX: Temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează, după caz, în baza:

• executării contractului;
• îndeplinirii obligațiilor legale;
• interesului legitim al operatorului;
• consimțământului persoanei vizate.

Prelucrarea datelor biometrice se realizează în baza consimțământului explicit al persoanei vizate, în conformitate cu art. 9 alin. (2) lit. a) GDPR.

Capitolul X: Destinatarii datelor

Datele pot fi comunicate:

• furnizorilor de servicii tehnologice;
• furnizorilor de servicii cloud;
• furnizorilor de servicii de plată;
• furnizorilor de servicii IT;
• autorităților publice competente, atunci când există o obligație legală;
• altor destinatari autorizați potrivit legii.

Capitolul XI: Stocarea datelor și infrastructura tehnologică

Pentru furnizarea serviciilor, operatorul utilizează cu precădere infrastructura și serviciile furnizate de Amazon Web Services (AWS), inclusiv servicii destinate stocării și procesării imaginilor, localizate în Uniunea Europeană (regiunea eu-central-1, Frankfurt). În plus, pentru anumite funcționalități, operatorul recurge la furnizori specializați de servicii de e-mail tranzacțional, procesare a plăților, facturare electronică, autentificare prin intermediul unor terți și servicii de hărți/localizare. Lista actualizată a sub-împuterniciților este pusă la dispoziție de operator, la cerere, la adresa privacy@imagomoments.ro.

Operatorul adoptă măsuri contractuale, tehnice și organizatorice adecvate pentru asigurarea unui nivel corespunzător de securitate a datelor.

Transferuri internaționale. Infrastructura principală utilizată pentru stocarea și procesarea imaginilor este localizată în Uniunea Europeană (AWS, regiunea eu-central-1, Frankfurt). Anumiți furnizori specializați (e-mail tranzacțional, procesare a plăților, facturare, autentificare prin intermediul unor terți și hărți/localizare) pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri, transferul se realizează numai în temeiul unui mecanism valabil de transfer prevăzut de Capitolul V din GDPR — respectiv o decizie de adecvare (art. 45) sau garanții adecvate (art. 46, precum clauzele contractuale standard), după caz. Informații suplimentare privind mecanismul aplicabil fiecărui furnizor sunt disponibile la cerere, la adresa privacy@imagomoments.ro.

Capitolul XII: Minori

Platforma poate fi utilizată în cadrul unor evenimente la care participă minori.

Persoanele care încarcă, distribuie sau administrează fotografii și conținut referitor la minori sunt responsabile pentru obținerea tuturor acordurilor, autorizațiilor și consimțămintelor necesare potrivit legislației aplicabile.

Capitolul XIII: Perioadele de stocare

Datele sunt păstrate pe durata necesară furnizării serviciilor contractate, respectării obligațiilor legale și protejării drepturilor și intereselor legitime ale operatorului.

Datele biometrice generate pentru funcționalitatea de identificare facială sunt șterse automat în termen de cel mult 30 de zile de la ultima procesare facială, termen care se recalculează la fiecare reprocesare.

Capitolul XIV: Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate beneficiază de toate drepturile recunoscute de GDPR, inclusiv:

• dreptul de acces;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului;
• dreptul de a depune plângere la autoritatea competentă.

Pentru exercitarea acestor drepturi, persoanele vizate se pot adresa operatorului la adresa privacy@imagomoments.ro.

Capitolul XV: Securitatea datelor

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, divulgării, distrugerii, pierderii sau modificării neautorizate.

Capitolul XVI: Dreptul la imagine

Dreptul la imagine este distinct de drepturile reglementate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal. Detalii suplimentare sunt disponibile în Politica privind Dreptul la Imagine.

Utilizatorii care încarcă și distribuie imagini au obligația de a respecta drepturile persoanelor fotografiate și legislația aplicabilă.

Capitolul XVII: Autoritatea de supraveghere

Persoanele vizate au dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau de a se adresa instanțelor competente.

Capitolul XVIII: Modificarea politicii

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică ori de câte ori este necesar pentru reflectarea modificărilor legislative, tehnice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată în cadrul platformei și va produce efecte de la data publicării.